Совет кондоминиума на 200 квартир у океана в Санни-Айлс-Бич попросил FSO Guard принять круглосуточный охранный контракт с уведомлением за три недели. Уходящая компания пропускала смены, меняла сотрудников так часто, что жители не знали, кто сидит на ресепшене, и перестала отвечать на письма управляющего. Жители также жаловались на гостей краткосрочной аренды, гуляющих по террасе бассейна ночью, и на подрядчиков, которые входили и выходили без какой-либо проверки.
Данные клиента конфиденциальны. Название здания, адрес и даты не указаны, некоторые цифры округлены. Профиль отражает задания в кондоминиумах и жилых башнях, которые FSO Guard выполняет в Санни-Айлс-Бич и Майами-Бич.
Что мы увидели на объекте
Лобби с ресепшеном, где камеры хорошо покрывали вход и совсем не покрывали гараж. Гараж с шлагбаумом для жителей, который оставался открытым восемь секунд, достаточно для второй машины. Терраса бассейна на четвёртом этаже, открытая до 22:00 по правилам и до любого часа на практике. Журнал подрядчиков, не заполнявшийся месяц. Около пятой части квартир сдавались посуточно через платформы, гости приезжали в любое время, и никакой процедуры регистрации не было. Управляющий был компетентен и измотан.
Переход
Мы не любим разрывов, поэтому переход строился с перекрытием. За две недели до старта наш супервайзер отработал рядом с действующим ресепшеном на каждой смене, написал постовые инструкции для здания, встретился с управляющим и председателем совета и сфотографировал каждую дверь, шлагбаум и камеру. Новых сотрудников провели по зданию до первой смены. В день старта последний сотрудник уходящей компании ушёл в 8:00, а наш сидел на ресепшене с 7:30.
Расстановка и постовые инструкции
- Ресепшен, 24/7, один сотрудник класса D. Встречает, проверяет и регистрирует каждого посетителя, подрядчика и доставку; смотрит камеры; контролирует двери лобби и доступ к лифтам; отвечает на телефон ресепшена; принимает и регистрирует посылки по правилам ассоциации.
- Второй сотрудник, с 16:00 до полуночи. Обходы гаража и террасы бассейна каждые 45 минут с контрольными точками, закрытие террасы в 22:00 с обходом, встреча подрядчиков в гараже, подмена на ресепшене во время перерывов.
- Ночные обходы. После полуночи сотрудник ресепшена один раз между 2:00 и 4:00, в меняющееся время, обходит уровень лобби, въезд в гараж и террасу бассейна; телефон ресепшена переводится на рацию.
- Гости краткосрочной аренды. Регистрируются собственником заранее через управляющего, показывают документ на ресепшене, получают временный брелок, записанный с номером квартиры и датами; незарегистрированные ждут в лобби, пока звонят собственнику.
- Подрядчики. Предварительно регистрируются собственником или управляющим, проверяются документ и компания, выдаётся бедж, сопровождение к грузовому лифту, отметка на входе и выходе. Никаких исключений «я вчера здесь был».
- Отчёты. Ежедневный отчёт и журналы управляющему каждое утро; сводка на одну страницу и супервайзер на ежемесячном собрании совета.
Первый сезон
Жалобы на террасу бассейна прекратились за первые две недели, потому что теперь кто-то закрывал её в 22:00 и обходил. Журнал подрядчиков из пустого стал полным. Гости краткосрочной аренды, которые раньше приезжали к ресепшену, не знавшему о них, теперь были ожидаемы, а число незарегистрированных заездов упало с нескольких в неделю до одного-двух в месяц, когда собственники поняли, что незарегистрированные гости будут ждать в лобби. Время шлагбаума в гараже сократили по нашей рекомендации, над въездом для жителей поставили камеру.
Два инцидента заслуживают упоминания. Брелок бывшего собственника, так и не отключённый, однажды поздно ночью использовали для въезда в гараж; второй сотрудник встретил водителя на рампе, сверил брелок с активным списком, проводил его к выходу, и брелок отключили той же ночью вместе с ещё 30, принадлежавшими людям, давно покинувшим здание. А в сентябре предупреждение о тропическом шторме впервые запустило план на ураган: мебель на террасе закрепили, гараж проверили на машины ниже линии затопления, журнал эвакуации вели на ресепшене, и двое сотрудников по просьбе совета остались в здании на ночь. Шторм прошёл с небольшими повреждениями. Управляющий сказал, что план впервые оказался не просто документом.
Что получил совет
Ежедневные отчёты и журналы, месячные сводки, рапорты по брелоку и шторму, письменный обзор безопасности через 90 дней (время шлагбаума, камера в гараже, процедура аудита брелоков, освещение на лестнице террасы) и то, о чём жители говорят чаще всего: одни и те же лица на ресепшене. Три года спустя двое из первоначальных сотрудников по-прежнему работают в этом здании.
Что мы сделали бы иначе
Запросили бы аудит брелоков в первый день, а не после инцидента. В каждом здании, которое мы принимали с тех пор, лежала стопка активных пропусков людей, уехавших годы назад. Теперь это первое, что мы просим у управляющего.
Связанные услуги
Это задание наша охрана жилых комплексов, HOA и кондоминиумов, укомплектованная сотрудниками класса D и работающая по стандарту ресепшена нашей программы консьерж-охраны. Зданиям с гаражом или территорией, где нужны объезды, подойдёт мобильный патруль. Чтобы договориться о визите в ваше здание в Санни-Айлс-Бич, Майами-Бич или в любой точке побережья, позвоните по номеру 888.881.8099 или отправьте заявку. Другие задания: все кейсы.